مستندات الإثبات

يجب أن تكون كافة العمليات التجارية مدعمة بأدلة مستندية لإثباتها مثل الفواتير، وإيصالات الدفع والقبض، والمذكرات الداخلية كمذكرات الإدخال والإخراج للمستودعات ومذكرات النقد، وذلك لما لهذه المستندات من دور في توفير المعلومات اللازمة حول طبيعة العملية وتاريخها والمبالغ والأطراف المشاركة فيها، كما يتم من خلالها تسجيل العملية في الدفاتر المحاسبية. ولهذه المستندات أيضاً أهمية بالغة عند التدقيق أو عند تقييم الضرائب، وهي تعمل عمل دليل قانوني في حال حدوث أي تنازع بين الأطراف.

أهم الوثائق المستندية التي يجب ان تكون مستعملة في المؤسسات:

الفاتورة

يتم تسجيل كافة عمليات البيع ضمن هذا المستند وتتضمن بيانات البائع من اسم تجاري، ورقم السجل التجاري، وتاريخ عملية البيع، ووصف المادة المباعة، والكمية، والسعر الإفرادي والسعر الإجمالي، وتكون عبارة عن نسختين حيث يحتفظ المشتري بالنسخة الأصلية والبائع بالنسخة المكررة. تكون الفواتير مرقمة عادة بأرقام تسلسلية، ولا تعتبر مستند إثبات رسمي إلا في حال كانت مختومة بختم البائع

إيصالات

عندما يتم استلام نقد (أو شيك في بعض الأحيان) من أحد العملاء فإنه يتم إصدار إيصال قبض يحتوي على التاريخ والمبلغ واسم العميل وسبب القبض، ويتم تسليم النسخة الأصلية إلى العميل والاحتفاظ بالنسخة المكررة. بنفس الطريقة، عندما نقوم بالدفع، نحصل على إيصال من الطرف الذي نقوم بالدفع له

مذكرات استلام

يعتبر إشعار استلام البضائع من أهم المستندات المستخدمة، حيث يتم لدى وصول البضائع العمل على توثيقها من خلال مذكرات الاستلام ويتم تثبيت أي ملاحظات على هذه المذكرات وتتضمن، اسم المورد، تفصيل البضاعة المستلمة من كمية ونوع ومواصفات، اسم المستلم، اسم المسلّم، وتاريخ الاستلام